Rekisteriseloste
Sosiaali- ja terveyspalveluissa käsiteltävät asiakas- ja potilastiedot ovat EU-tietosuoja asetuksen tarkoittamia henkilötietoja. eChat palvelussa syntyvien asiakirjojen rekisterinpitäjänä toimii xxx.
Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan ohjeita, jotka koskevat asiakas- ja potilastietojen käsittelyä.
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
xxx
Ammattilainen, xxx
Esimerkkikatu 1, 00000 Helsinki
00 000 000, etunimi.sukunimi@domain.fi
Rekisterin nimi
Sähköinen keskustelukanava; chat/videovälitteinen kommunikointi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sähköinen terveysneuvonta, potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen, toteutus, seuranta ja laadunvalvonta. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: Lakisääteinen velvollisuus (mm. terveydenhuoltolaki, laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, laki potilaan asemasta ja oikeuksista, sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista).
Rekisterin tietosisältö
Avoimessa chat-keskustelukanavassa ei käsitellä henkilötietoja, eikä se edellytä tunnistautumista. Yksilöllisessä terveysneuvonnassa ja videovälitteisessä chatissä vahvan tunistautumisen jälkeen käsitellään potilasrekisteritietoja: henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotikunta, äidinkieli, perhesuhde, yhteyshenkilöt, hoitopaikan valinta.
Potilaskertomukseen kirjataan tällöin tutkimuksen ja hoidon järjestämisen, toteutuksen ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot; lakisääteisiin valtakunnallisiin rekistereihin toimitettavat tiedot terveydestä, hoidosta ja seurannasta. Videokuvamateriaalia ei tallenneta potilastietojärjestelmään eikä palvelimille.
Säännönmukaiset tietolähteet
- Väestörekisterikeskuksen tiedot alueen väestöstä.
- Potilaan, huoltajan tai edunvalvojan antamat tarpeelliset tiedot.
- Terveydenhuollon ammattihenkilön kirjaamat havainnot potilaiden terveydentilasta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Potilastietoja saa luovuttaa toimintayksikön ulkopuolelle vain potilaan suostumuksella tai lain nojalla. Tietoja voidaan luovuttaa lakien velvoittamana terveydenhuollon valtakunnallisia rekisterejä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksia varten sekä terveydenhuollon toimintaa valvoville viranomaisille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
eChat -palvelimet sijaitsevat Suomessa (Telia Cloud 9 pilvipalvelu). Rekisteritietoja voidaan luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella tai poikkeustapauksissa rekisteröidyn elintärkeiden etujen turvaamiseksi.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Palvelu toimii pilvipalveluna suojatussa ympäristössä Suomessa; kaikki data palvelun ja käyttäjän välillä liikkuu salatussa muodossa. Kaikki anonyymi data säilytetään tietokannassa kryptatussa formaatissa yhden(1) vuoden ajan. Palvelun käyttöä rajoitetaan mm. IP-rajoituksella ja tunnistautumisella. Käyttäjien avaamat istunnot palveluun katkaistaan automaattisesti tietyn ajan kuluttua. Sovellusalusta kerää lokia kaikista käyttäjien tekemistä muutoksista. Lokitieto on eriytetty muusta järjestelmästä ja sen muokkaaminen on estetty.
Avoimessa keskustelupalvelussa ei käsitellä henkilötietoja. Terveystietoja sisältävä neuvonta ja ohjaus sekä videovälitteinen keskustelu edellyttää vahvaa sähköistä tunistautumista suomi.fi -tunnistautumisen kautta sekä ammattilaisen vahvaa tunnistautumista VRK-kortilla. Sähköiset potilastiedot suojataan käyttäjien henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja vahvalla salasanalla. Käyttäjätunnukset saadakseen kuntayhtymän työntekijät sitoutuvat kirjallisesti noudattamaan organisaation tietosuojaperiaatteita, salassapitoa ja käyttäjäsopimusta. Käyttöoikeudet rajataan vain työtehtäviin liittyviksi ja työsuhteen keston mittaisiksi. Henkilöstön tietosuojakoulutusta ylläpidetään suunnitelmallisesti, ja potilasasiakirjojen käyttöä valvotaan säännöllisesti.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa sairaskertomustietoihin kirjatut tietonsa sekä lokitietonsa. Tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisesti. Pyynnön vastaanottamisen yhteydessä rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia epätarkkojen ja virheellisten tietojensa korjaamista. Oikaisupyyntö tulee esittää kirjallisesti. Pyynnön vastaanottamisen yhteydessä rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojaan silloin, kun rekisterinpito perustuu lakiin. Potilastietoja ei voi vaatia poistettavaksi. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia siirtämään tietojaan järjestelmästä toiseen silloin, kun rekisterinpito perustuu lakiin. Rekisteröidyllä on oikeus tulla viipymättä informoiduksi tietoturvaloukkaustilanteissa, ja tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle tilanteissa, jossa rekisteröity epäilee henkilötietojen käsittelyssä lain rikkomusta.
Potilasasiakirjoja säilytetään lainsäädännön velvoittama aika, joka perustuu sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen potilasasiakirjoista. Säilytysajat ovat ohjeistettu ja määritelty xxx arkistonmuodostussuunnitelmassa. Kaikki anonyymi chat- palvelussa muodostunut data säilytetään tietokannassa kryptatussa formaatissa yhden(1) vuoden ajan. Videomateriaalia ei tallenneta.